Certyfikacja RODO to jeden z dokumentów potwierdzających poziom zgodności z RODO w firmie, podnoszący zaufanie kontrahentów i poświadczający o stosowaniu odpowiednich systemów bezpieczeństwa.
- Jak potwierdzić poziom zgodności z RODO?
- W jaki sposób system IAM PASK wpływa na ochronę danych?
Dowiedz się więcej o RODO i ochronie danych i sprawdź, jak system zarządzania tożsamością i dostępami wpływa na efektywne zabezpieczanie zasobów.
RODO a polityka bezpieczeństwa w firmie
Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych jest zbiorem norm prawnych, regulujących ochronę poufnych danych, wydanym przez Unię Europejską i obowiązującym od maja 2018 roku. RODO to jedna z regulacji prawnych, które stanowią podstawę polityki bezpieczeństwa każdej firmy.
Przepisy te dotyczą zatem zarówno małych, jak i dużych organizacji, które przetwarzają dane osobowe. W praktyce każde przedsiębiorstwo przetwarza pewną liczbę danych osobowych. Choć RODO nie wskazuje konkretnych systemów użytkowych, to celem ich zastosowania w firmie ma być nie tylko zachowanie poufności danych, ale i zapewnienie poziomu bezpieczeństwa danych, adekwatnego do wymagań oraz przewidywalnego ryzyka.
Zgodnie z założeniami Rozporządzenia, wszystkie działania firmy powinny odbywać się przy uprzednio zrealizowanej strategii ochrony danych, a dodatkowo organizacja powinna wdrożyć mechanizmy zapobiegające ewentualnym naruszeniom.
W związku z tym skuteczna polityka bezpieczeństwa w każdej firmie powinna opierać się na stworzeniu efektywnego systemu ochrony danych oraz wdrożeniu możliwie skutecznych metod prewencyjnych, wpływających na poziom bezpieczeństwa danych zgodny z regulacjami prawnymi.
Ochrona danych w firmie zgodnie z normami
Dla uzyskania certyfikacji, czyli potwierdzenia zgodności polityki bezpieczeństwa firmy z obowiązującymi normami prawnymi, należy zaprojektować zabezpieczenia wewnętrzne tak, by gwarantowały ochronę danych o szczególnym znaczeniu i pozwalały na stałą kontrolę względem ewentualnych nadużyć oraz zawierały mechanizmy prewencyjne.
RODO przewiduje kary za naruszenia przepisów, które mogą wynosić do 4% całkowitego rocznego obrotu danej firmy lub do 20 mln EUR.
Choć zapewnienie ochrony poufnych danych to proces, który odbywa się na wielu szczeblach, to podstawowym etapem w planowaniu polityki bezpieczeństwa jest umiejętne zarządzanie tożsamością i dostępami w firmie.
Wdrożenie systemu IAM pozwala zaplanować proces nadawania uprawnień w firmie, który ma na celu ograniczenie dostępu do danych zgodnie z ideą Least Privilege. Koncepcja ta zakłada, że każdy pracownik otrzymuje dostęp tylko do tych zasobów i w takim zakresie, jakie są niezbędne do wykonywania obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku w firmie.
Dzięki implementacji systemu zarządzania tożsamością i dostępami, nadawanie uprawnień w firmie odbywa się w sposób zorganizowany, uprzednio zaplanowany i przede wszystkim bezpieczny. Uzyskanie dostępów do zasobów poprzez zautomatyzowany proces wymaga zatwierdzenia wniosków przez upoważnione osoby.
Wcześniej przygotowany zbiór dostępów, adekwatny do danego stanowiska zapewnia szczegółowość – każda tożsamość uzyskuje uprawnienia wyłącznie do ściśle określonego zbioru zasobów firmowych. Bezpieczeństwo danych na poziomie wewnętrznym jest stosownie kontrolowane, a system IAM eliminuje ryzyko błędu przy nadawaniu uprawnień.
System zarządzania tożsamością i dostępami jest bazą sprawnej polityki bezpieczeństwa, którą można następnie rozbudować o kolejne mechanizmy zabezpieczające kluczowe dane, takie jak wieloskładnikowe uwierzytelnianie czy systemy monitorowania ryzyka.
System IAM/IdM PASK a ochrona danych
Popularny obecnie model pracy zdalnej jest elementem podnoszącym ryzyko utraty danych. Firmy, które korzystają z metod ułatwiających pracę zdalną, w tym oprogramowania typu open source czy rozwiązań chmurowych, są znacznie bardziej narażone na wyciek poufnych informacji.
Pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie i nie korzystają z sieci VPN, są potencjalnie narażeni na cyberataki, mające na celu kradzież poufnych danych firmowych.
Kontrola nad bezpieczeństwem danych rozpoczyna się zatem od organizacji efektywnego procesu nadawania i odbierania uprawnień w firmie, na poziomie zapewniającym maksymalną ochronę danych.
System IAM/IdM PASK umożliwia sprawne i zautomatyzowane administrowanie dostępami przez:
- tworzenie katalogu zasobów i ustalanie zakresów uprawnień,
- definiowanie ról organizacyjnych z dostępami do wybranych zasobów,
- przypisywanie tożsamości do ról organizacyjnych,
- okresowe nadawanie uprawnień,
- dezaktywowanie tożsamości zgodnie z ustaloną datą.
Zastosowanie systemu IAM/IdM PASK pozwala na stworzenie profesjonalnego systemu ochrony danych, który minimalizuje ryzyko przeprowadzenia cyberataków, np. typu ransomware. Dodatkowo umiejętne ograniczenie dostępu do danych zapobiega ich kradzieży.
Dlatego też tak ważne jest rozpoczęcie planowania polityki bezpieczeństwa w firmie od wdrożenia odpowiedniego systemu zarządzania tożsamością i dostępami, który eliminuje ryzyko nieumyślnego przydzielenia pracownikom dostępów do zbyt wielu zasobów. Jest to pierwszy krok do uzyskania certyfikatu zgodności z RODO.
Certyfikacja RODO – jak uzyskać certyfikat zgodności?
Certyfikat zgodności z RODO (lub inaczej GDPR – General Data Protection Regulation) to dokument, potwierdzający przestrzeganie przepisów o ochronie danych przez firmę. Jego uzyskanie jest aktem dobrowolnym, jednak posiadanie certyfikacji RODO świadczy o zastosowaniu odpowiednich systemów ochrony danych i minimalizacji ryzyka, co przekłada się na zwiększenie zaufania wobec firmy.
Do uzyskania certyfikacji RODO niezbędne jest poddanie się działu administracji danych audytowi, przeprowadzanemu przez podmiot zewnętrzny, posiadający odpowiednie uprawnienia, zastosowanie się do zaleceń dotyczących zwiększenia poziomu bezpieczeństwa danych i przeprowadzenie odpowiednich działań operacyjnych.
Staranie się o uzyskanie certyfikacji przebiega w trzech etapach:
#1 Ocena zgodności
Audyt RODO przewiduje zebranie wszystkich zasobów, ocenę ich znaczenia i poziomu poufności, a następnie ustalenie sposobu przechowywania i przetwarzania danych, nadanych uprawnień i dostępów względem tożsamości.
Następne kroki to przegląd stosowanych systemów zarządzania zasobami i mechanizmów zabezpieczeń danych oraz analiza ryzyka pod kątem zgodności z obowiązującym prawem i z uwzględnieniem zastosowanych technologii.
Efektem przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa danych jest otrzymanie informacji zwrotnej dotyczącej poziomu zgodności z normami prawnymi i zawierającej konkretne zalecenia, dotyczące wprowadzenia odpowiednich usprawnień.
#2 Wdrożenie zaleceń
Kolejnym krokiem na drodze do uzyskania certyfikacji RODO jest przygotowanie odpowiedniej strategii zwiększenia bezpieczeństwa danych, adekwatnie do norm prawnych i zaplanowanie zmian w obszarze procesów zarządzania danymi oraz implementacji odpowiednich technologii.
Koniecznym etapem jest wdrożenie zmian i implementacja adekwatnych systemów w obszarze IT, które podnoszą poziom ochrony poufnych danych, a następnie monitorowanie ewentualnych incydentów bezpieczeństwa.
#3 Zarządzanie operacyjne
W końcowym etapie należy zaplanować mechanizmy ograniczenia incydentów bezpieczeństwa wraz z wdrożeniem niezbędnych usprawnień w środowiskach IT i utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa danych w zgodzie z RODO. Certyfikacja przewiduje także konieczność szkolenia pracowników i podnoszenia świadomości w zakresie ochrony danych.
Uzyskanie certyfikatu zgodności z RODO jest zatem ściśle związane z wdrożeniem systemów, które pomagają zachować najwyższy poziom bezpieczeństwa danych, w tym efektywnego systemu zarządzania tożsamością i dostępami.
Podsumowanie: Jak zapewnić poziom bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO?
Polityka bezpieczeństwa w firmie, która jest zgodna z RODO, to niezbędny, określony normami prawnymi, warunek operowania poufnymi danymi. Usprawnienie systemów zabezpieczeń obejmuje:
- analizę zasobów i ryzyka,
- wdrożenie systemów wspomagających sprawne zarządzanie tożsamością i dostępami,
- uściślenie zasad bezpieczeństwa danych i korekta ewentualnych luk,
- szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych.
Planowanie sprawnej polityki bezpieczeństwa nie jest możliwe bez efektywnego systemu zarządzania tożsamością i dostępami w firmie – przejrzysty proces nadawania uprawnień i wgląd w udzielone dostępy do zasobów w czasie rzeczywistym jest bazą do wprowadzania dalszych usprawnień w zakresie bezpieczeństwa danych.
