Wprowadzanie nowego pracownika w jego rolę w firmie wiąże się z procesem nadawania dostępów i uprawnień do zarządzania danym sektorem informacji. Jest to o tyle ważny moment, o ile istotne jest zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych. Niestety, bez odpowiednich narzędzi wymaga on nakładu czasu i opóźnia zapoznanie nowego pracownika ze swoim stanowiskiem oraz codziennymi zadaniami.
- Jak zautomatyzować proces onboardingu pracowników i zaoszczędzić czas?
- Co daje wykorzystanie odpowiednich narzędzi do automatyzacji nadawania uprawnień w firmie?
Dowiedz się więcej o automatyzacji wdrożenia nowych pracowników i spraw, by nadawanie dostępów przebiegało sprawnie oraz bezpiecznie.
Jak usprawnić onboarding pracowników?
Wdrożenie nowego pracownika na dane stanowisko, niezależnie od firmy i jego roli, rozpoczyna się zawsze od udostępnienia potrzebnego zakresu zasobów i umożliwienia korzystania z systemów niezbędnych do prowadzenia działań adekwatnych do danego stanowiska.
Zwykle proces ten opiera się o nadanie odpowiednio skonfigurowanego poziomu dostępów do wybranych systemów, jednak zależnie od firmy i stanowiska, dostęp może ograniczać się do wejścia na dane obszary fabryki, możliwości sterowania danymi maszynami, a w przypadku pracownika biurowego będzie on rozszerzony o możliwości korzystania z pewnego zakresu danych, systemów informatycznych czy aplikacji potrzebnych do wykonywania obowiązków.
Każda z ról organizacyjnych wymaga indywidualnego określenia niezbędnych uprawnień w postaci ról aplikacyjnych i przypisania ich danej tożsamości, czyli osobie, która zyskuje rolę organizacyjną z dniem rozpoczęcia pracy na wybranym stanowisku.
Bez użycia odpowiedniego narzędzia, onboarding pracownika jest czasochłonny, a możliwość pojawienia się luki w obszarze bezpieczeństwa zarządzania danymi rośnie.
Aplikacja PASK to system zarządzania tożsamością i dostępami, który umożliwia zautomatyzowanie procesu onboardingu. Dzięki stworzeniu odpowiedniej bazy zdefiniowanych ról organizacyjnych z przypisanymi zasobami oszczędzasz czas i zwiększasz efektywność pracy związanej z onboardingiem.
Usprawnienie procesu onboardingu pozwala na znacznie większą efektywność organizacji pracy w firmie. User Access Management (zarządzanie dostępami) w systemie PASK pozwala dla każdej przewidzianej jednostki automatycznie dopasować odpowiednie zasoby na podstawie reguł, które wyznaczają rolę organizacyjną.
Automatyczny proces nadawania uprawnień i dostępów – jak to działa?
PASK jest systemem stworzonym specjalnie na potrzeby zarządzania dostępami w firmie. Umożliwia on m.in. wprowadzenie bezpiecznego i zorganizowanego sposobu wdrażania nowych pracowników poprzez wcześniejsze ustalenie dokładnego zakresu dostępów wewnętrznych w firmie dla danego stanowiska.
Automatyczny proces nadawania uprawnień w PASK przebiega w szybki i bezpieczny sposób poprzez stworzenie przez administratora konkretnych ról organizacyjnych (stanowisk występujących w danej firmie) i przypisanie do nich zbioru zasobów, czyli niezbędnego do wykonywania obowiązków oprogramowania informatycznego, wraz z odpowiednio skonfigurowaną rolą aplikacyjną (zakresem dostępu do danego źródła danych).
Tak przygotowane role czekają na przypisanie tożsamości, czyli podmiotu wykonującego pracę na danym stanowisku. Wprowadzenie danych ogranicza się zatem do jednej akcji, po której wykonaniu pracownik zyskuje niezbędne dostępy i uprawnienia.
System zarządzania tożsamością i dostępami w procesie onboardingu pozwala na:
- tworzenie katalogu zasobów firmy wraz z określonymi atrybutami
- tworzenie ról aplikacyjnych dla konkretnych zasobów
- tworzenie ról organizacyjnych
- przypisanie zbioru ról aplikacyjnych do konkretnych ról organizacyjnych
- przypisanie tożsamości do danych ról organizacyjnych
- tworzenie grupy tożsamości o tych samych rolach organizacyjnych
Przykład
Jeśli w Twojej firmie istnieje 5 identycznych stanowisk, które wymagają dostępu do wybranego zakresu danych oraz systemów informatycznych, za pomocą aplikacji PASK możesz:
- Określić rolę organizacyjną,
- Wybrać zasoby, przy których określasz role aplikacyjne, zgodnie z wymaganiami, czyli wybierasz systemy i zbiory danych, które są niezbędne do wykonywania pracy i ustalasz zakres dostępu do nich,
- Przypisać do stanowiska konkretnej tożsamości (osoby pracujące na tych stanowiskach),
- Zgrupować te stanowiska i nazwać zbiór, np. zespół HR, a następnie dodawać do grupy kolejną tożsamość zgodnie z zapotrzebowaniem.
Automatyzacja procesu nadawania uprawnień wpływa nie tylko na zwiększenie poziomu bezpieczeństwa danych i usprawnienie procesu wdrażania pracownika, ale jednocześnie pozwala zachować najwyższe standardy zarządzania, minimalizując ryzyko błędu.
Uprawnienia i dostępy dla nowych pracowników – jak automatyzacja wpływa na wydajność?
Przygotowana siatka ról organizacyjnych z przypisanymi dostępami o ograniczonym zakresie wpływa na wydajność procesu onboardingu. Aplikacja PASK pozwala na sprawne organizowanie, przeglądanie i zarządzanie tożsamością i dostępami w firmie.
Pełne wdrożenie nowego pracownika z systemem PASK przebiega poprzez stworzenie konta dla nowego użytkownika i wysłanie wniosku akceptacji o nadanie dostępów. Możesz ustalić, czy wnioski będą akceptowane manualnie, czy automatycznie. Automatyzacja akceptacji wniosków pozwala na najszybszy onboarding nowego pracownika.
Wydajność organizacyjna w firmie z użyciem systemu PASK znacznie wzrasta, wraz z obniżeniem czasu oczekiwania na uzyskanie dostępów dla nowego pracownika.
Zarządzanie tożsamością i dostępami w aplikacji pozwala na sprawne skanowanie statusów wniosków, przygotowanie odpowiednich dostępów dla planowanych ról organizacyjnych i zmniejsza obciążenie powtarzalną, manualną obsługą uprawnień.
Podsumowanie: Dlaczego warto zautomatyzować proces nadawania uprawnień i dostępów dla nowych pracowników?
Niezależnie od wielkości danej firmy, automatyzacja onboardingu wpływa na:
- zredukowanie czasu potrzebnego na nadanie uprawnień do minimum,
- zmniejszenie obciążenia powtarzalnymi, manualnymi pracami,
- wyeliminowanie błędów w przyznawaniu ograniczonych uprawnień,
- sprawne zarządzanie wnioskami,
- pełny wgląd w zależności między tożsamościami a dostępami do zasobów,
- pełne, bezproblemowe i szybkie wdrożenie nowego pracownika.
Jeśli szukasz sposobu na poprawę efektywności zarządzania dostępami w Twojej firmie, aplikacja PASK jest narzędziem, które odpowie na Twoje potrzeby i sprawdzi się w długoterminowym planowaniu i administrowaniu uprawnieniami.
